Декабрь 16 2019

Как правильно отправлять факс

Современный мир информации требует быстрого обмена различных сведений. Значительное место в этом потоке занимает факсимильная связь. С её помощью передаются текстовые сообщения, графические схемы, рисунки. В офисах установлены факсимильные аппараты, но не все умеют ими пользоваться, несмотря на широкую распространённость такой техники. Также можно отправлять/принять факсы посредством интернета. Ниже найдёте рекомендации, как отправить факс разными способами.

Факсы используются для мгновенной передачи и распечатки документов получателем.

Работа с офисной техникой

При наличии в офисе телефакса несложно принять либо отправить документ. Ниже подробно расскажем, как принять факс, затем как отправить факс с телефона.

Приём факса

Если вам позвонили, просят принять факс, вы отвечаете: «Принимаю» либо условным сленговым словом «Стартуем», означающим, что вы готовы к процедуре.

  1. После тонального сигнала нажмите зелёную кнопку «Start».
  2. Дождитесь полной распечатки пересылаемого документа.
  3. Приняв документ, нажмите «Stop».

Для получения документа сообщите отправителю о готовности и нажмите кнопку «Start».

Если передача прошла с искажениями текста, графики, сообщите об этом передающему, чтобы тот повторил отправку.

Во время пересылки трубку можно положить уже после того, как начнётся передача. Работа тогда не прервётся. Если вы хотите подтвердить передачу либо продолжить разговор, оставайтесь на линии, когда передача завершится, вновь заработает аудиовызов, вы сможете сообщить об успешности процедуры и продолжить беседу.

Существует автоматический режим, позволяющий устройству самому, без вашей помощи, принимать документы. Настроить его можно в специальном меню «Параметры — Количество звонков», включить выделенной для этого на панели кнопкой. Автоматический режим удобен, когда возможна передача ночью, в праздничные дни, при отсутствии в офисе работников.

Отправка факса

Если вы ни разу не работали с офисной техникой, мы объясним, как отправить документ по факсу.

Приготовьте документ, обычно используется формат А4. Проверьте качество печати, чтобы потом у адресата не возникало проблем с чтением. При размазавшихся чернилах, наличии подтёков могут возникнуть сложности, лучше распечатайте лист повторно. Перед отправкой снимите с листа скрепки, скобы. Пронумеруйте страницы, чтобы избежать путаницы потом.

  1. Откройте крышку, обычно для этого есть небольшая кнопка на боковой панели.
  2. Вставьте лист в специальный лоток лицевой стороной обязательно вниз. Лоток в большинстве аппаратов находится в тыльной части, прикрыт крышкой. Прозвучит щелчок, короткий сигнал, означающий, что лист вставлен правильно, аппарат его захватил.
  3. Позвоните адресату, сообщите о пересылке факса, количестве отправляемых страниц.
  4. Когда адресат готов принять документ, он отвечает: «Стартуем». Затем нажимает кнопку «Start». Бумага станет двигаться через ролики, значит, передача началась. Если лист остановился, произошла ошибка, на табло высветится информация о ней. Получатель не должен класть трубку до завершения передачи.
  5. Свяжитесь с адресатом, узнайте, получил ли он информацию, не смазался ли текст. Если качество неудачное, перешлите повторно документ.
  6. Закройте крышку, опустив её до щелчка.
Читайте также:  Как вырезать фрагмент из фото в paint

Вставьте в лоток документ лицевой стороной вниз и нажмите «Start».

Если вам нужно отправить несколько листов, вставляйте их поочерёдно. Есть аппараты, поддерживающие массовую отправку, тогда в лоток можно положить сразу до 10 страниц.

Специализированные программы отправки

Если у вас есть встроенный модем, можно отправить факс с компьютера через него. Вам потребуется специализированная программа наподобие VentaFax либо встроенная в Windows функция. Настроив функцию отправки, вы сможете переслать отсканированный документ получателю на его факсимильный аппарат.

Отправка через интернет

Если отсутствует телефонная связь по каким-либо техническим причинам, закончилась бумага в аппарате, можно для отправки с компьютера воспользоваться услугами всемирной паутины. Также может быть так, что принимающая сторона требует отправки документов через факс, а у вас отсутствует данный аппарат либо он сломался. Почтовые отделения могут помочь вам в отправке, но это требует временных и финансовых затрат. Когда есть интернет, вы можете действовать в удобное для вас время. Не все юзеры знают, как отправить факс с компьютера через интернет. Вам нужно лишь отсканировать документ, найти сайт-посредник, занимающийся пересылкой факсов. Назовём некоторые из них.

MyFax

Для примера приведём сервис MyFax, позволяющий бесплатно переслать через интернет 2 факса в сутки до 10 страниц каждый. Регистрация не требуется. Преимуществом сервиса является возможность посылать информацию в 41 страну мира. Кроме того, предлагается тестовый период в 30 дней, когда вы сможете получить личный факс-номер, отправлять неограниченное количество документов, получать их. Пересылать документы можно в нескольких форматах. Есть платный контент.

Для отправки факса заполните блоки отправителя и получателя, прикрепите документ и перешлите, нажав кнопку «SEND FAX».

На адрес электронной почты, указанный вами, придёт ссылка на подтверждение отправки. После доставки информации придёт сообщение об этом либо извещение об ошибке в пересылке.

Freepopfax

Сервис позволяет без регистрации переслать через интернет бесплатно 5 факсов до 14 страниц. Отправка осуществляется в 48 стран, к сожалению, по России не работает. На первой странице отправленных документов будет размещена реклама Popfax.com. Поддерживается несколько форматов документов. После отправки на почту вам придёт извещение.

FaxOrama.com

Интернет-сервис, позволяющий бесплатно отправлять факсы в США, Канаду. Нет регистрации, не добавляется реклама на отосланные документы. Разрешено пересылать 2 документа в день по 5 страниц. Есть приложения для IOS, Android, позволяющие сделать фото, затем отправить его с телефона. Поддержка нескольких форматов.

Читайте также:  Как правильно написать логин

Сервисов отправки/получения факсов через интернет существует много, платные обычно предоставляют тестовый период для бесплатного пользования. В бесплатных часто размещается реклама на пересылаемых страницах. Если вам нужно часто пересылать либо получать информацию, рекомендуется пользоваться платными услугами, для одноразовой же отправки подойдёт бесплатный ресурс глобальной сети.

Как видите, вопрос, как отправить факс, несложный. Процедура занимает мало времени. Использование электронной вычислительной машины, интернет-сервисы, мобильные приложения позволяют работать с факсами в удобном для вас режиме.

Если вы один из тех невежд, которые никогда прежде не слышали про факс, или когда-то знали, но забыли, то в таком случае пора освежить вашу память и узнать больше о новых технологиях. Учтите, что существует огромное количество разновидностей факсимильных аппаратов, поэтому вам следует предварительно изучить инструкцию по эксплуатации этого устройства, которая поставляется в комплекте. Использование большинства факсимильных аппаратов подразумевает предварительную отправку сопроводительного письма, а затем набор номера и отправку непосредственно факса.

Отправка документа по факсу может вызвать затруднение у человека, тот, что не знаком с данной процедурой. Впрочем ничего трудно в этом нет, для того дабы отправить документ по факсимильной связи довольно исполнить алгорифм из нескольких действий, которые не требуют много времени и стремительно запоминаются.

Инструкция

1. Для начала нужно подготовить документ, тот, что необходимо отправить по факсу. Распечатывается текст документа, как водится, на листе формата А4, но определенные модели факсимильных агрегатов поддерживают и наименьший размер документа – 128 мм на 128 мм. Традиционно в агрегаты, поддерживающие данный формат, встроены регуляторы размера документа. Выходит, позже того как документ в нужном формате распечатан, наблюдательно оглядите его. Качество печати текста должно быть довольно классным, дабы у вашего адресата не появилось загвоздок с разбором текста. Если позже печати на документе смазались чернила, то класснее воспользоваться службами принтера еще раз.

2. Дабы вставить документ, подготовленный к отправке, в факс, откройте лоток подачи документа. В большинстве моделей он находится в задней части агрегата. Вставлять бумагу надобно лицевой стороной вниз. При необходимости отправления нескольких листов в зависимости от модели факса последовательность действий может разниться. Есть факсимильные агрегаты, поддерживающие массовую отправку – это значит, что в лоток подачи документа дозволено вставить, как водится, до 10 страниц. Если же агрегат не поддерживает этой операции, то листы придется вставлять поочередно. Позже того, как документ вставлен в факс, должен прозвучать однократный сигнал и случиться завладение документа.

3. Наберите номер своего адресата. Когда на том конце возьмут трубку, представьтесь и попросите принять факс. Почаще каждого общепризнанным словом для отправления факса является слово «Стартуем», после этого вы и ваш адресат нажимаете на кнопку «Старт», и факс начинает отправляться. Пока факс не отправится до конца, не кладите трубку. Если же у адресата факс работает в механическом режиме, то наберите его номер, дождитесь тонального сигнала факса, после этого нажмите «Старт».

Читайте также:  Как вспомнить кодовое слово карты

4. Позже того, как документ отправлен, нажмите кнопку «Связь», либо перезвоните на иной номер, если у получателя стоит автомат, и поинтересуйтесь удачно ли прошел факс, не смазался ли текст. В случае приобретения адресатом документа в плохом качестве – повторите операцию вначале.

Отправка документа по факсимильной связи может вызвать затруднение у новичка. Но ничего трудного в этой процедуре нет, требуется лишь элементарная последовательность действий.

Вам понадобится

  • – телефонная связь;
  • – факсимильный агрегат;
  • – документ для отправки либо его копия.

Инструкция

1. Вставьте отправляемый документ в агрегат текстом вниз. Множество агрегатов могут принять документ, уложенный стопкой страниц в порядке возрастания их нумерации, целиком и отправить их поочередно. Но есть и такие, куда придется вставлять страницу за страницей.

2. Снимите трубку и наберите номер получателя. Если тот занят, сбросьте громок и через некоторое время перезвоните вновь.При результате поздоровайтесь с собеседником, представьтесь (не непременно всецело, довольно наименования компании, в некоторых случаях представляться не неукоснительно) и попросите собеседника принять факс. Не будет лишним назвать также число страниц.Услышав доказательство («стартую» либо иное), нажмите на кнопку «Старт».Если в трубке слышен классический звук позже нескольких гудков, значит, факс стоит на автомате и вы можете стартовать.

3. Дождитесь, пока все страницы пройдут через агрегат. Если передаче прервется досрочно, повторите громок и возобновите ее.По заключении передачи факс издаст классический звук. Если агрегат получателя не стоит на автомате, не будет лишним снять трубку и спросить, прошел ли документ, сколько страниц получено и читается ли текст либо виден ли рисунок.В другой случае не будет лишним перезвонить по тому же либо другому, если знаете, номеру и уточнить эту информацию.

Видео по теме

Полезный совет
При передаче официальных документов отменнее вставлять в агрегат не оригинал, а светокопию.Если вы отправляете документ, в котором огромнее одной страницы, при подготовке к отсылке по вероятности пронумеруйте их во избежание путаницы.

Полезный совет
Не вставляйте в факс для отправки документы, скрепленные скобами либо скрепками, это может повредить работу агрегата.




Опубликовано 16.12.2019 Xeon LGA755 в категории "Компьютеры